Erfolgsgeschichte: Bauwirtschaft, Koster AG
Die Koster AG bietet Haustechniklösungen von A bis Z: Von der Objektbesichtigung und Beratung über die Planung und Offertstellung bis hin zur Installation der Haustechnik. Auch das Sanieren und Optimieren bestehender Systeme und Anlagen gehört zu den Services des Schweizer Unternehmens, das an sechs Standorten mit über 220 Mitarbeitern tätig ist. Dank Low Code hat die Koster AG in kurzer Zeit eine deutliche Steigerung von Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen erreicht.
Monatlich müssen bei der Koster AG etwa 3.000 Eingangsrechnungen bearbeitet werden. Zuvor lief dieser Prozess fast komplett analog auf Papier ab. Auch bei digitalen Rechnungen via PDF musste der gesamte Ablauf manuell und händisch bearbeitet werden. Um Zeit zu sparen und Fehlerquellen zu reduzieren, suchte die Koster AG nach einem smarten digitalen System für effiziente und automatisierte Prozesse. Mit der Low-Code-Plattform Intrexx fand sich eine Lösung, die mit ihrer Flexibilität und Leistungsfähigkeit genau zu den Anforderungen passte.
Für Intrexx sprach, dass man bei der Koster AG keine lange Zeit für Systemaufbau und Einarbeitung der Mitarbeiter einplanen brauchte: Mit dem Systemaufbau von nur drei Tagen wurde der Grundstein für die Digitalisierung des Rechnungswesens gelegt. Drei Monate später war es dann so weit und das System konnte seinen Betrieb aufnehmen.
Ein wichtiger Bestandteil der neuen Lösung ist die Integration des von der Koster AG eingesetzten ERP-Systems DOMUS. Hier wurde eine enorme Effizienzsteigerung erreicht: Die Intrexx-Plattform synchronisiert automatisch diverse Stammdaten – etwa Kreditoren oder Konten – mit dem ERP-System. Zudem ist auch ein direktes Hineinschreiben in das ERP aus Intrexx heraus möglich.
Lieferantenrechnungen kinderleicht verarbeitet
Auch beim Eingang von Lieferantenrechnungen spart sich Koster eine Menge Zeit: Mit einem automatischen Einlesen via OCR-Scan entfällt ein großer manueller Arbeitsschritt. In Intrexx wurde ein Dokumentenmanagement-System (DMS) aufgebaut, in dem die Rechnungen smart und übersichtlich abgelegt sind. So fällt das Zuordnen der Rechnungen zu Lieferanten und Projekten ebenso leicht wie das spätere Suchen und Finden, falls einmal etwas nachgeschaut werden muss.
Das DMS hat einige weitere praktische Features zu bieten: So erkennt es automatisch Dubletten und erzeugt in diesem Fall eine Warnmeldung. Im Visierungsprozess wird einer Rechnung dann automatisch eine verantwortliche Person zugewiesen. Bei der Lieferantensuche erleichtert ein selbstlernendes System die Eingabe, zudem werden bei der Bearbeitung von Rechnungen Zahlungsziele und Skontoabzüge automatisch errechnet.
Smarte Prozesse dank digitalen Workflows
Die Intrexx-Plattform besticht durch transparente Prozesse, die jederzeit an neue Anforderungen angepasst werden können. So lässt sich etwa der Freigabe-Workflow von Rechnungen jederzeit optimieren – etwa, wenn eine Rechnung parallel an mehrere Verantwortliche delegiert werden soll oder ein Sonderfall vorliegt.
Mitarbeiter haben mit Intrexx alles im Blick: Die PDF-Datei einer Rechnung, einen Rückblick auf alte Rechnungen und den aktuellen Status ihrer Projekte. Dank automatischen Mails werden sie stets benachrichtigt, wenn ein neuer Arbeitsschritt ansteht oder es Neuigkeiten gibt. Praktisch ist auch das grafische Performance-Management: Auf Live-Dashboards kann man jederzeit sehen, wie lange eine Rechnung bei welcher Person lag, wie die Durchlaufzeit einer Rechnung ist und welche Beträge in einem bestimmten Zeitraum berechnet wurden.
Hohe Akzeptanz und leichte Bedienbarkeit
Die Einarbeitung der Mitarbeiter dauerte nicht lang. Zuerst wurde nur der Rechnungsverarbeitungsteil ohne Workflows in einem kleinen Userkreis der Kreditorenbuchhaltung eingeführt. Nach erfolgreicher Umsetzung wurden für alle relevanten Mitarbeiter eine Intrexx Userlizenz eingerichtet und die Visierungsworkflows aktiviert.
Das System war bei den Mitarbeitern schnell beliebt und akzeptiert: Insbesondere die hohe Transparenz und Klarheit wurde als großer Vorteil angesehen. Rechnungen liegen nun zentral an einem Ort, das Chaos aus Papier und E-Mails hat nun ein Ende. So kann die Koster AG nun ihr stetig steigendes Projekt- und Rechnungsvolumen mit dem gleichen Personal bewerkstelligen.
Die Highlights:
- Flexibles, strukturiertes System schafft Transparenz für alle
- Webbasiert, Zugriff von überall
- Intuitive Bedienbarkeit
- Digitale Workflows sorgen für hohe Zeitersparnis
- Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
